Запрос коммерческих предложений у поставщика – учетный документ, который позволяет сформировать потребности и отправить их одному или нескольким поставщикам через сервисы 1С-ЭДО (обмен юридически значимыми электронными документами с использованием электронной подписи) или опубликовать в сервисе «1С:Бизнес-сеть» (обмен электронными документами без электронной подписи).
Покупатель формирует потребность с использованием документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков. Запрос может обеспечиваться одним или несколькими поставщиками – на усмотрение покупателя.
Способы создания документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков:
■ вручную (команда Создать в списке документов Закупки – Запросы коммерческих предложений);
■ путем копирования.
Этапы работы с документом Запрос коммерческих предложений у поставщиков:
■ Подготовка запроса – описание объектов закупки с указанием количественных и качественных характеристик, условий закупки (срок действия предложения, адрес доставки, условия оплаты и т. д.).
■ Сбор предложений – публикация в сервисе «1С:Бизнес-сеть» или отправка напрямую поставщику из списка через сервисы 1С-ЭДО. Для перехода к началу ожидания ответных предложений необходимо выполнить команду Начать сбор предложений.
■ Анализ предложений – сравнение условий предложений, выбор предложений, выбор позиций к заказу, формирование и отправка заказов поставщикам. Переход к этапу Анализ предложений происходит автоматически после завершения срока действия запроса.
■ Завершение работы по запросу коммерческого предложения. Закрытие запроса происходит вручную или автоматически по истечении срока действия на стороне сервиса (позволяет исключить какие-либо действия со стороны клиента). Для завершения сбора предложений (снятие с публикации) необходимо выполнить команду Завершить. Возвращаться к сбору предложений в этом запросе запрещено.
На каждом этапе работы с запросом документу присваивается соответствующее текущее состояние:
■ Подготовка запроса;
■ Сбор предложений;
■ Анализ предложений;
■ Завершено.
В форме списка Запросы коммерческих предложений у поставщиков можно отобрать список необходимых запросов, используя отборы по текущему состоянию документа.
В запросе указывается, какая требуется номенклатура (в каком количестве, по какой максимальной цене, желаемый срок поставки), и условия закупки (срок рассмотрения предложений, условия оплаты, доставки, конкретные поставщики и др.).
Способы заполнения табличной части Товары (Услуги) в документе запроса коммерческих предложений (команда Добавить):
■ выбор из справочника Номенклатура учетной системы;
■ выбор из сервиса «1С:Номенклатура»;
■ добавление описания позиции Вручную (указываются рубрика, название позиции и задается значение фильтров рубрики для уточнения свойств позиции). Текстовое описание вводится в произвольной форме в строке реквизита Номенклатура или в форме Текстовое описание позиции.
В документе запроса указываются условия закупки:
■ на каких условиях клиент готов приобрести товар (условия оплаты, условия доставки);
■ можно ли обеспечивать этот запрос полностью одним поставщиком или несколькими;
■ ответные предложения от поставщика могут содержать часть позиций запроса или обязательно должны охватывать все позиции запроса;
■ период сбора предложений и срок рассмотрения предложений.
При выборе в параметрах сбора предложений варианта Публиковать в сервисе 1С:Бизнес-сеть документ Запрос коммерческих предложений у поставщиков будет доступен всем поставщикам сервиса. При необходимости можно скрыть запросы от определенного списка поставщиков (установить флажок Скрыть запрос от поставщиков из списка и добавить их из справочника Контрагенты).
При выборе варианта Запросить предложения напрямую при наличии действующей настройки обмена 1С-ЭДО программа предложит подписать и отправить документ через сервис.
Публикация запроса (отправка через сервисы 1С-ЭДО) и начало сбора предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» выполняются по команде Начать сбор предложений. Документ перейдет в состояние Сбор предложений.
Коммерческие предложения поставщиков, поступившие по конкретному запросу коммерческого предложения от клиента, отображаются автоматически на закладке Поступившие и выбранные предложения документа запроса. Например, поставщик сформировал документ Коммерческое предложение клиенту и отправил его через сервис 1С-ЭДО. Клиент загружает Коммерческое предложение поставщика, и результат загрузки этого коммерческого предложения по конкретному запросу показывается на закладке Поступившие и выбранные предложения.
Можно выбрать и другие предложения поставщиков в соответствии с исходным запросом коммерческого предложения. Выбор предложений выполняется на закладке Выбор предложений поставщиков. В списке отображаются количество предложений по каждой позиции запроса и количество найденных торговых предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» (при включенном анализируемом источнике Торговые предложения 1С:Бизнес-сеть).
Обеспечивается возможность сравнивать условия поступивших и выбранных предложений с использованием отчета Сравнить условия поставки, доступного на закладке Поступившие и выбранные предложения.
Выбрать позиции номенклатуры поставщика к заказу можно непосредственно из отчета по соответствующей гиперссылке К заказу.
Чтобы исключить Коммерческое предложение поставщика из отчета, необходимо нажать гиперссылку Скрыть или снять флажок у соответствующего предложения в окне справа.
Из формы документа выбор позиций к заказу у поставщика предусмотрен по команде Выбрать к заказу.
При выборе предложений можно анализировать различные источники предложений (в том числе и торговые предложения из сервиса «1С:Бизнес-сеть»), сравнивать цены позиций с учетом НДС в этих источниках предложений.
Можно управлять составом анализируемых источников в форме Сравнение и выбор предложений – перейти на закладку Выбор предложений поставщиков у товара, по которому поступили предложения, и нажать на ссылку в колонке Поступило.
По команде Изменить на форме Сравнение и выбор предложений доступны настройки состава источников предложений (например, из выбора предложений можно исключить торговые предложения сервиса «1С:Бизнес-сеть»).
После того как будут выбраны необходимые предложения, можно приступить к оформлению заказов поставщикам (команда Оформить заказы на форме документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков).
В рамках рабочего места Формирование заказов поставщикам в 1С:Бизнес-сеть есть возможность сверить запрашиваемые позиции с позициями, которые предлагает поставщик. Это рабочее место позволяет создавать заказы поставщикам (шаг 1) и отправлять их поставщикам (шаг 2). Отправка документов будет производиться через сервис «1С:Бизнес-сеть».
Запрос коммерческих предложений от клиентов – учетный документ, который создается на основании загруженного от клиента документа Запрос коммерческих предложений у поставщика (исходящий) через сервис «1С:Бизнес-сеть» или 1С-ЭДО. Документ позволяет отразить потребности покупателя, сохранить их у поставщика и на основании этих потребностей сформировать Коммерческое предложение клиенту.
Если запрос был направлен напрямую поставщику или нескольким поставщикам, то поставщик/поставщики получают этот запрос в свою информационную базу. Список запросов коммерческих предложений от клиентов доступен по ссылке Продажи – Запросы коммерческих предложений.
В списке запросов коммерческих предложений от клиентов показывается уведомление в виде надписи Есть новые документы для загрузки, и из этого списка можно перейти к загрузке запросов коммерческих предложений, которые были отправлены через сервис «1С:Бизнес-сеть».
В форме Входящие документы 1С:Бизнес-сеть можно массово загружать новые документы Запрос коммерческих предложений от клиентов (выделить все документы к загрузке и нажать на кнопку Загрузить).
В момент загрузки запросов открывается форма Сопоставление номенклатуры, использование которой позволяет сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой клиента. Если номенклатура для сопоставления не найдена, то можно создать свою номенклатуру по данным номенклатуры клиента (команда Создать по данным контрагента) или загрузить из сервиса «1С:Номенклатура» (Загрузить из 1С:Номенклатура). По результатам сопоставления номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет сформирован документ Запрос коммерческого предложения от клиента.
При работе с запросом коммерческого предложения есть следующие возможности:
■ Вычеркивание запрашиваемых позиций (команда Снять с рассмотрения):
■ Создание коммерческого предложения клиенту на основании запроса (Создать на основании – Коммерческое предложение клиенту/перейти по гиперссылке Создать коммерческое предложение клиенту) и последующая отправка этого документа:
■ Печать запроса коммерческого предложения от клиента.
Запросы коммерческих предложений также можно найти в специализированном рабочем месте, которое доступно по ссылке Продажи – Найти запросы коммерческих предложений.
Поиск запросов коммерческих предложений поставщик может выполнять, используя следующие инструменты:
■ отбор по категориям;
■ полнотекстовый поиск (по названию товара, штрихкоду, артикулу);
■ доступна история поиска;
■ отборы по дополнительным реквизитам;
■ отборы по покупателю;
■ отборы по диапазону количества товара (услуги) с указанием единицы измерения позиции;
■ отборы по диапазону цены товара (услуги);
■ отборы по диапазону суммы товара (услуги);
■ отбор по диапазону общей суммы заявки;
■ отбор по своей номенклатуре;
■ отбор по возможности обеспечения.
Отборы группы Все категории статичны и являются общими. При смене категории общие отборы сохраняются, а отборы по дополнительным реквизитам очищаются.
При работе с запросом пользователь может выполнить следующие действия:
■ Сохранить запрос – позволяет отложить запрос, сохранив его для последующей обработки.
■ Ответить на запрос – позволяет начать подготовку коммерческого предложения. По результатам выполнения команды будет сформировано Коммерческое предложение клиенту по данным запроса коммерческого предложения от клиента.
■ Снять с рассмотрения – отметить запрос как снятый с рассмотрения (что позволит исключить затраты времени на обработку запроса другими пользователями).
Текущее состояние по каждому запросу также показывается в рабочем месте по поиску запросов коммерческих предложений.
Коммерческое предложение клиенту – учетный документ, позволяющий отразить предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.
Способы создания коммерческого предложения:
■ Вручную (команда Создать из списка Продажи – Коммерческие предложения клиентам). Документ выступает в роли независимого коммерческого предложения, которое формирует поставщик.
■ Путем копирования.
■ На основании документа Запрос коммерческого предложения от клиента. Документ выступает в качестве ответа на запрос коммерческого предложения от клиента.
Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе Коммерческое предложение клиенту:
■ Путем выбора потребности из запроса коммерческого предложения клиенту (команда Добавить – Потребности из запроса). При заполнении коммерческого предложения по данным запроса в документе будет показано, какая позиция запрошена клиентом и на какое количество запрос. При подборе подставляется номенклатура поставщика по данным сопоставления с номенклатурой клиента.
■ Путем выбора номенклатуры, предлагаемой взамен запрашиваемой клиентом (команда Добавить – Предложение по позиции). Можно будет на каждую позицию указать предлагаемую позицию. При этом на одну запрашиваемую позицию можно указывать несколько предложений.
Поддерживается возможность назначения скидок и наценок на предлагаемые и запрашиваемые позиции номенклатуры.
Также в документе указываются условия поставки, которые можно заполнить автоматически на основании типовых условий продажи.
Можно указать дополнительную информацию в виде картинки с форматированным текстом (на закладке Информация для покупателя).
Управлять работой коммерческого предложения можно с использованием статусов:
■ Черновик – по умолчанию устанавливается для созданного документа.
■ Не согласовано – коммерческое предложение в процессе согласования.
■ Действует – коммерческое предложение в таком статусе готово для отправки клиенту.
После того как коммерческое предложение будет подготовлено (в статусе Действует), его можно отправить клиенту через сервисы 1С-ЭДО (команда ЭДО – Отправить электронный документ) или через сервис «1С:Бизнес-сеть» (команда ЭДО – Отправить документ без электронной подписи) из формы документа или списка Коммерческие предложения клиентам.
Документ Коммерческое предложение поставщика позволяет поставщикам публиковать свои предложения в соответствии с потребностями покупателей. Документ отражает предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов обеспечить.
Коммерческое предложение поставщика – учетный документ, который создается путем загрузки через сервисы 1С-ЭДО или через сервис «1С:Бизнес-сеть» (команда ЭДО – Загрузить документ без электронной подписи в списке документов Закупки – Коммерческие предложения поставщиков).
Новые документы Коммерческое предложение поставщика формируются для загрузки на основании документов Коммерческое предложение клиенту. Документ может содержать информацию о документе-основании Запрос коммерческих предложений у поставщиков, что обеспечивает взаимосвязь каждой строки коммерческого предложения со строкой запроса коммерческого предложения.
При работе с коммерческим предложением поддерживаются:
■ вычеркивание позиций (снятие с рассмотрения);
■ добавление комментария к строкам и документу;
■ печать запроса коммерческого предложения у поставщика и коммерческого предложения поставщика.
Документ Коммерческое предложение поставщика содержит следующую информацию:
■ какую номенклатуру запрашивал клиент;
■ какую номенклатуру предлагает поставщик.
Также в документе показывается разница: по какой номенклатуре цена выше или количество не соответствует количеству запрашиваемой номенклатуры.
Если предлагаемая взамен позиция не обеспечивает потребности или не удовлетворяет требованиям клиента, то можно вычеркнуть позиции (команда Снять с рассмотрения).
Если коммерческое предложение поступило на основании документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков, то в этом случае каждая строка документа коммерческого предложения поставщика содержит связь со строкой запроса коммерческого предложения.